Главная - Статьи

Как избавиться от зависшего у директора подотчета

Многие не понаслышке знают о том, что такое зависший у директора подотчёт. В большинстве организаций деньги, взятые из кассы директором, идут «на хозяйственные нужды», но иногда с этим возникают проблемы: например, отсутствуют доказывающие данный факт документы. Порой незакрытая сумма становится настолько крупной, что может привлечь проверяющие органы.

Было бы идеально, если бы директор своевременно предоставлял документы или возвращал в кассу недостающую сумму, но, признаемся, добиться этого бывает тяжело. Тогда приходится обращаться к другим способам, о которых мы расскажем в данной статье.

Способ 1. Погашение подотчёта директорскими дивидендами

Преимущества: более низкая ставка НДФЛ (9% вместо 13%), отсутствие необходимости в выплате страховых взносов.

Недостатки: дивидендов может не хватить, тогда придётся ждать начисления очередных дивидендов или пользоваться другими методиками.

Необходимая документация: справка-расчёт дивидендов, протокол собрания учредителей.

Этот способ будет идеальным для прибыльной компании, в которой директор является одновременно и учредителем. Ничего оформлять не нужно — директор погашает долг своей же прибылью. Даже при том, что дивиденды выплачиваются по итогам года, собрание учредителей может постановить выплачивать их после квартала, полугодия или девяти месяцев. В такой ситуации все полученные «промежуточные» дивиденды директор-должник будет направлять на погашение подотчёта.

В бухгалтерии дивиденды проходят под:

  • Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов», начисляемые директору-учредителю.

Ничего сложного тут нет, но желательно не выдавать их из наличной выручки. «Наличку» можно тратить только на цели, описанные в Указании Банка РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У, где дивидендов, как Вы можете видеть, нет. Правда, непосредственной ответственности за это пока не предусмотрено, но налоговая служба может оштрафовать фирму на 50 000 рублей за «несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств».

Порядок выплаты дивидендов в ООО

Допустим, в I квартале 2015 года чистая прибыль ООО «Вектор» составила 200 000 рублей после уплаты всех налогов. Иванов И.И., директор-учредитель ООО «Вектор», решил направить её на выплату дивидендов, но долг его по подотчётным средствам составил, при этом, 100 000 рублей. Иванов согласился уплатить долг из дивидендов.

Таким образом, проводка в бухгалтерии будет выглядеть следующим образом:

  1. Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»: 200 000 рублей начислены Иванову И.И.
  2. Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»: 18 000 рублей удержаны НДФЛ (200 000 руб. х 9% / 100%).
  3. Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 71: 100 000 руб. удержаны в счёт долга по подотчётным средствам.
  4. Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 51: 82 000 руб. оставшихся дивидендов перечислены Иванову И.И.

Порядок выплаты дивидендов в АО

С 1 января 2014 года АО могут выплачивать дивиденды строго безналом. Иными словами, сначала нужно будет перечислить деньги на расчётный счёт или карточку директора, после чего он сам должен будет погасить подотчётный долг, вернув деньги компании.

Не стоит «проворачивать» это дело наличкой, поскольку налоговые органы могут подумать, что это обыкновенный доход, и запросить с него не 9%, а 13% НДФЛ.

Способ 2. Переоформление долга в заем

Преимущества: нет необходимости выплачивать НДФЛ или страховые взносы.

Недостатки: сам долг никуда не денется, просто погасить его можно будет позже.

Необходимая документация: договор займа.

Подойдёт для любых компаний. Переоформление не потребует ни больших финансовых, ни крупных трудовых затрат, однако полностью проблему подотчётного долга не решит, лишь отсрочит на какое-то время срок его погашения. В какой-то момент директору придётся вернуть средства в компанию.

Кроме того, в случае с займом под нулевой процент, возникнет материальная выгода, которую директору придётся погасить через НДФЛ 35%. Можно установить и проценты, причём организовать всё таким образом, чтобы у заемщика не возникло материальной выгоды, однако этот метод достаточно трудоёмкий: бухгалтерии придётся оформлять и проводить и сумму займа, и начисление, и уплату процентов. В такой ситуации материальную выгоду получает уже компания, который придётся заплатить с неё НДФЛ.

Самая безопасная форма расчёта — заплатить по безналу заём директору, чтобы он потом этими средствами погасил свой подотчётный долг.

Порядок выдачи займа директору

Допустим, директор задолжал компании 90 000 рублей по подотчёту. Данную сумму было решено переоформить под беспроцентный заём. В бухгалтерии всё это проводится так:

  1. Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51: выдаётся 90 000 рублей директору.
  2. Дебет 51 Кредит 71: аванс возвращается подотчётником.

Способ 3. Выдача материальной помощи или подарка

Преимущества: подарок не облагается НДФЛ, освобождён от взносов.

Недостатки: невозможно списать подарки и матпомощь на расходы.

Необходимая документация: заявление, приказ или договор дарения.

Данный способ подойдёт для любой компании, он не требует ни особых условий, прописанных в трудовом договоре, ни прибыли. Можно, конечно, выдать директору премию, однако она облагается и взносами, и НДФЛ, тогда как у подарков и матпомощи имеются льготы.

Материальная помощь менее 4 000 руб. в год освобождена от НДФЛ, а также от взносов, поскольку не является оплатой труда, не зависит от сложности и условий работы сотрудников, от их квалификации.

Подарки менее 4 000 руб. также освобождены от НДФЛ, взносов платить не надо, однако подарки более 3 000 руб. нужно оформлять через письменный договор дарения.

В бухгалтерии матпомощь и подарки проводятся так:

  1. Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73: начислены матпомощь или подарок.
  2. Дебет 73 Кредит 50: выданы матпомощь или подарок.

Способ 4. Аренда или выплата компенсации за использование личного имущества директора

Преимущества: не нужно платить страховку, а если речь идёт о компенсации — то и НДФЛ.

Недостатки: если придёт проверка, то факт использования на производстве личного имущества директора нужно будет доказать.

Необходимая документация: договор аренды, приказ, соглашение о выплате компенсации.

Подойдёт всем организациям, которые могут взять что-либо в аренду у директора, например, автомобиль. В соответствии с договором, компания будет каждый месяц выплачивать арендную плату, которую директор может направить на погашение подотчётного долга. Взносами аренда не облагается, но облагается НДФЛ, при этом её можно списать в расходы по налогам.

Желательно сделать так, чтобы сумма аренды не превышала среднюю рыночную цену, иначе это привлечёт внимание налоговых органов.

Также можно выплачивать директору компенсацию за использование того же автомобиля — в этой ситуации ни выплачивать взносы, ни НДФЛ не понадобится. Однако выплаты могут быть только в пределах норм, которые составляют 1200 руб. за двигатель объёмом менее 2000 куб. см., и 1500 руб. за двигатель объёмом свыше 2000 куб. см.

Бухгалтерия будет проводить всё следующим образом:

  1. Дебет 26 (44) Кредит 73: начисление компенсации за использование личного имущества сотрудника.
  2. Дебет 73 Кредит 71: выданные подотчётные средства зачтены в стоимость аренды или компенсации.

Способ 5. Проведение в учете личных расходов как расходов компании

Преимущества: НДФЛ и взносы не начисляются.

Недостатки: необходимость доказывать правомерность расходов при проверке.

Необходимая документация: авансовый отчёт с подтверждающими документами.

Подойдёт для компаний, которые не опасаются возможного судебного разбирательства с большим риском проигрыша. Этот способ — для самых отважных. В соответствии с ним, личные расходы директора компании отражаются как общие расходы компании: это могут быть электроника, мебель, техника, транспортные средства. В этой ситуации директор передаёт компании документы, которая оформляет имущество на себя. Однако нужно быть готовым к тому, что налоговая инспекция потребует предъявить купленное при проверке.